KLAUZULA INFORMACYJNA
o przetwarzaniu danych osobowych w związku z udostępnianiem informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP)
Na podstawie art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO), Miejski Ośrodek Kultury w Zambrowie przekazuje informację o zasadach przetwarzania danych osobowych w związku z zawarciem umowy oraz udostępnieniem informacji o niej w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP). Klauzula ma zastosowanie do osób fizycznych będących stroną umowy (w tym osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółki cywilnej), a także do osób fizycznych reprezentujących stronę umowy lub wskazanych do jej zawarcia lub realizacji (m.in. członków organów, wspólników, pełnomocników, reprezentantów oraz osób wyznaczonych do kontaktu). Jeżeli stroną umowy jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, przepisów o ochronie danych osobowych nie stosuje się do samego podmiotu; mają one natomiast zastosowanie do danych osobowych osób fizycznych działających w jego imieniu.
Informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejski Ośrodek Kultury w Zambrowie z siedzibą przy ul. Wyszyńskiego 2a, 18-300 Zambrów, tel. (86) 271 27 99, e-mail: mok.zambrow@interia.pl, reprezentowany przez Dyrektora.
2. Zgodnie z art. 37 ust. 1 lit. a) RODO administrator powołał na stanowisko Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej: inspektor@mokzambrow.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji ustawowego obowiązku jawności i przejrzystości wydatkowania środków publicznych, polegającego na udostępnieniu i aktualizacji informacji o zawartej umowie w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP), prowadzonym w systemie teleinformatycznym przez Ministra Finansów. Podstawę prawną przetwarzania stanowią:
– art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
– art. 34a–34d ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1483 ze zm.) w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1844) – przy czym Miejski Ośrodek Kultury w Zambrowie, jako samorządowa instytucja kultury, jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 pkt 13 tej ustawy;
– rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 440);
– ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) – w szczególności definicja zamówienia z art. 7 pkt 32.
4. Obowiązek udostępnienia informacji w CRU JSFP dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r., które łącznie stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych oraz zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej – niezależnie od wartości umowy (brak progu kwotowego). W CRU JSFP udostępnia się wybrane informacje o umowie, w szczególności: oznaczenie stron umowy, przedmiot umowy, wartość umowy, datę zawarcia, okres obowiązywania, tryb (podstawę) zawarcia oraz informację o źródle finansowania.
Jeżeli stroną umowy jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, oznaczenie strony obejmuje wyłącznie imię i nazwisko. Pozostałe dane osobowe zawarte w treści umowy – w szczególności numer PESEL, adres zamieszkania, numer i seria dokumentu tożsamości, prywatny numer telefonu, prywatny adres e-mail oraz numer rachunku bankowego – nie są udostępniane w CRU JSFP i podlegają anonimizacji przed publikacją. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą zakres oznaczenia strony obejmuje dane przedsiębiorcy.
5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
– Minister Finansów – jako podmiot prowadzący system teleinformatyczny CRU JSFP; informacje udostępnione w rejestrze są publicznie dostępne dla nieograniczonego kręgu odbiorców za pośrednictwem strony internetowej rejestrumow.gov.pl;
– organy kontroli i nadzoru uprawnione z mocy prawa, m.in. Burmistrz Miasta Zambrów (organizator instytucji kultury), Regionalna Izba Obrachunkowa, Najwyższa Izba Kontroli, organy ścigania oraz inne organy uprawnione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
– podmioty świadczące na rzecz administratora usługi informatyczne, prawne, księgowe lub pocztowe – wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Pani/Pana dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
6. Informacje o umowie są usuwane z CRU JSFP po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa przestała obowiązywać (art. 34b ust. 6 ustawy o finansach publicznych). Po upływie tego okresu dane podlegają archiwizacji w Miejskim Ośrodku Kultury w Zambrowie zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
– dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);
– sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO);
– ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
– wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Z uwagi na to, że przetwarzanie odbywa się w celu wypełnienia obowiązku prawnego, nie przysługuje Pani/Panu prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) ani prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO).
8. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów o jawności umów zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych. Niepodanie danych uniemożliwia zawarcie umowy z Miejskim Ośrodkiem Kultury w Zambrowie.
9. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
10. Informacje o umowie zawartej z Miejskim Ośrodkiem Kultury w Zambrowie, w zakresie określonym w pkt 4, zostaną przekazane do systemu teleinformatycznego CRU JSFP i będą publicznie dostępne dla nieograniczonego kręgu odbiorców. Wyłączeniu z jawności podlegają dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, informacje niejawne oraz inne tajemnice ustawowo chronione, a także dane, których ujawnienie naruszałoby prywatność osoby fizycznej. Podstawa wyłączenia jest każdorazowo dokumentowana przez administratora.